vie

07

feb

2014

ESCRITORIO

Cómo Organizar tu Escritorio

escritorio - www.aorganizarte.com

 

El lugar donde gestiones tus tareas debería ser tu Escritorio. En un estudio publicado por la revista Forbes, el 77% de la gente afirma que el desorden afecta a su productividad. Por tanto, tener un escritorio bien organizado es básico para conseguir tus objetivos con eficacia.

 

Si ya dispones de uno, ten en cuenta que debe ser un espacio de trabajo, no de almacenamiento. Dedícale un tiempo a organizarlo por completo, de arriba abajo, de dentro a fuera, siguiendo estas indicaciones:

Despeja y limpia

Retira las pilas de papeles de la superfície, estanterías y cajones si los hubiere y vacíalos por completo. Límpialos en profundidad.

Archiva

Compila todos los papeles y documentos. Ya hemos hablado en el artículo sobre Archivo, de cómo clasificar cada uno de los documentos que debemos mantener. Recuerda que puedes crear tantas carpetas de categorías como sean necesarias.

Anota

Encontrarás papeles que te recordaran algo que tienes que hacer. Ponlos en una bandeja a la vista o carpeta sobre el escritorio. Etiqueta la carpeta o bandeja como Pendiente de Acción o similar y pon en ella los papeles necesarios para realizar esa gestión. Traslada esa tarea a tu Calendario, programando una alerta para el día y hora en qué debas realizarla (ir a la oficina de correos, pedir hora al médico, recoger una prenda a la tintorería..).

Tira

Despréndete de cada objeto o papel que no sirva para nada, esté roto o no tenga validez: bolígrafos secos, papeles innecesarios, tickets antiguos, folletos publicitarios.

Agrupa

cajon de escritorio - www.aorganizarte.com
Cajón de escritorio con material

Todo el material de papelería que encuentres tales como clips, gomas de borrar, elásticas, grapas, blocs de notas, post-its etc.... disponlos en bandejas o cajjitas agrupados por tipos. Que de un vistazo encuentres al instante lo necesario. Etiquetar estos contenedores te puede servír a mantener el orden. Al lanzar algo a su interior, si su contenido está claramente identificado, te lo pensarás un segundo antes de dejarlo allí de cualquier manera y en cambio ganarás en tiempo y en claridad  cuando debas acceder a ello después.

Distribuye

Los objetos que no pertenezcan al escritorio, llévalos a su sitio.

Asigna

Además de la carpeta o bandeja Pendiente de Acción que hemos mencionado antes, deberás crear una Bandeja de Entrada dónde dejar los papeles que lleguen. Cuando tengas tiempo, revísalos y decide qué hacer con ellos. Crea también tu Bandeja de Salida en la que pondrás los documentos ya revisados y gestionados y que deben salir del escritorio (que se deben mandar por correo, o entregar a alguien).

Completa

Asegúrate de proveer tu escritorio con material necesario para poder gestionar tus asuntos sin interrupciones:

Agenda

Calendario

Diccionario

Carpetas

Fundas transparentes

Calculadora

Sobres

Hojas blancas

Grapadora

 

Post-its

Blocs de notas

Clips

Bolígrafos y lápiz

Gomas

Sacapuntas

Gomas

Regla

Tijera

Celo


Aprovecha

El espacio vertical de la pared frente al escritorio puede ser muy útil para poner estanterías para el material que tienes que tener a mano y así no te quita espacio de superficie.  Pero tenlo también organizado.

 

escritorio, panel magnetico - www.aorganizarte.com
Escritorio con panel magnético

Pensarás que para qué tener en papel un diccionario o calendario si podemos acceder a ellos a través del ordenador. No dependamos 100% de la tecnología. Sabemos que ésta a veces falla en el momento más inoportuno.

Pon a mano lo que vayas a utilizar más a menudo. Es muy útil colgar en frente un panel de corcho o pizarra magnética donde colgar avisos o anotaciones y tenerlos a la vista. Asegúrate de tener lo necesario pero no dupliques. Almacena los excedentes en una caja y guárdala. Etiquétala como "Reservas material escritorio" y acude a ella cuando de verdad te haga falta.

 

 

Cómo Mantener tu Escritorio Organizado

archivador, acordeon - www.aorganizarte.com
Archivador sobremesa para proyectos en curso
  • Ten presente que si mantienes tu Escritorio bien organizado te sentirás más a gusto, pensarás con más claridad y estarás más motivado.
  • Es esencial no dejar que se multipliquen las pilas de documentos sobre la mesa. Procesa cada papel en el mismo momento que caiga en tus manos y sácalo de la superficie de tu escritorio.
  • Haz del Archivar documentos una norma. Si estas gestionando algun proyecto cuya documentación requiere un proceso de días, establece un pequeño archivador de sobremesa con carpetas en las que guardes todo el material relacionado con esos proyectos en curso.
  • Mantén la superficie tan libre como te sea posible. Nuestros ojos se dispersan menos, nos concentramos más y somos más efectivos sobre una base despejada.
  • Cuelga las notas y avisos frente al escritorio,delante de tí, sobre un mural de corcho o pizarra magnética. Retírala una vez lo hayas realizado.

 

Si tienes problemas de Espacio o de Presupuesto

organizador puerta - www.aorganizarte.com
Organizador de puerta de La Botiga de Casa

Tu Escritorio no tiene por qué requerir mucho espacio ni una gran inversión:

  • Una pequeña mesa, un tablero con patas o una mesa camarera pueden ser suficientes.
  • Puedes sumar espacio de superficie añadiendo un totem, un de estos pisos cuadrados o rectangulares que sirven también para apilar platos, y colocar en él el material de papelería.
  • Untiliza archivadores desplegables en vertical sujetos a la pared o colgando por el lateral de la mesa.
  • Si no quieres invertir en oganizadores de material, recicla embases y botes de cristal de los alimentos: yogures, salsas etc. Usamos normalmente de varios tamaño que te irán bien.
  • Puedes utilizar una mesa camarera o carrito de televisión. Deposita en las bandejas inferiores el material y utiliza la superfície como mesa. Al tener ruedas, son una buena opción que permite desplazar tu "oficina" y ponerte a trabajar en diferentes estancias teniendo todo lo necesario en el mismo lugar.
  • Aprovecha la puerta de la habitación donde tengas tu escritorio. Cuelga en ella un organizador vertical con bosillos y almacena en ellos todo el material. Caben infinidad de cosas y te permitirá mantener despejada tu mesa.

¿Y tú, que trucos tienes para mantener en orden tu escritorio y tenerlo todo controlado? Cuéntanoslo o deja tus comentarios aquí más abajo. Y si quieres alguna sugerencia adicional ves a nuestra sección Más Trucos Prácticos.

superficie escritorio - www.aorganizarte.com
Sumando superficie de apoyo con totem de La Botiga de Casa
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Comentarios: 2 (Discusión cerrada)

  • #1

    Andrea (viernes, 07 febrero 2014 06:36)

    Muy útil! Gracias.

  • #2

    Estela (viernes, 07 febrero 2014 11:00)

    Gracias. Vuestros consejos me sirven como llamada de atención para ir poco a poco organizando.

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