Expedientes X

 X en varios contextos representa la incógnita.  En Aorganizarte hemos estado pensando mucho en este tipo de situaciones, porque en el pasado también nos han hecho la vida muy difícil. Y cuando nos pusimos manos a la obra para cambiar nuestras vidas, adoptamos una serie de medidas para organizarnos de manera que jamás volviéramos a ser las protagonistas de este tipo de misterios. 

A mí una de las situaciones que más frustración producían es perder tiempo buscando y no encontrando lo que necesitaba. Soy muy consciente de que el tiempo es breve y que disponemos de poco tiempo libre para hacer lo que en realidad nos gusta hacer, y yo soy una persona con muchos intereses además de la organización. Por tanto, cuando decidí organizarme definitivamente, éste es uno de los asuntos a los que decidí poner manos a la obra en primer lugar. Quería ahorrarme de antemano tiempo que pudiera perder buscando objetos perdidos.

Primero, hice una lista de las cosas que me solían desaparecer con más frecuencia, a las que más tiempo dedicaba a buscarlas (solía ser material de escritorio) y seguí apuntando de más a menos. Una vez hecha la lista, empecé buscando casa a los objetos que me aparecían en lo más alto de la misma. 

Grabémonos esta frase que nos debe guiar hasta en el más sencillo de nuestros gestos cotidianos. A nosotras nos gusta más decir  cada cosa quiere tener su casa. Es como que otorgamos más respeto a los objetos cuando les asignamos una “casa”, más que un “lugar”. Si nos convencemos de que tienen derecho a una casa propia,  seremos más cuidadosos en devolverlos allí donde viven después de usarlos. Es cuestión de jugar con nuestra mente.  La palabra lugar es más abstracta, en cambio  casa, sólo hay una. Normalmente. Por lo menos nuestra grapadora tiene suficiente con una sola casa. Es más, es necesario que tenga sólo una para lo que nos ocupa. Con los objetos vamos a olvidarnos de las “segundas residencias”.

Y... ¿Cómo y dónde buscarles casa a nuestras cosas?

Sí, las cosas necesitan vivir con sus semejantes. Nos será mucho más fácil encontrar algo si sabemos que convive con su “familia”.  Por ejemplo, no hay manera de encontrar el bolígrafo cuando más lo necesito. Si el bolígrafo siempre vive con los otros bolígrafos y tienen casa propia, tendremos muy claro que después de usarlo debemos devolverlo allí. Además los bolígrafos deberán ser vecinos de los lápices, y estar cerca de las gomas de borrar, y las gomas junto a  los sacapuntas… Al final, todo el material de escritorio tiene que vivir en el mismo lugar, y agrupados por semejantes.  De forma natural normalmente ya lo hacemos, pero es conveniente hacerlo de una forma estricta. Establece claramente los límites donde quedan agrupados los objetos de una misma familia, y respétalo. Muchas veces, con el tiempo vamos flexibilizando esos límites, y es fácil acabar dispersando los objetos y acostumbrarnos a esa dispersión. Si mantienes los límites donde vive cada familia, no darás vueltas buscando un bolígrafo que escriba cuando te llamen por teléfono y tengas que tomar nota, pues sabrás exactamente cuál es su casa, dentro del  “barrio” llamado material de escritorio.  Utiliza el mismo criterio para asignarles “casa” y clasificar todos los objetos de tu hogar. Por ejemplo:

• ropa de cama con  toallas y con mantelería
  
• ropa personal en el armario (jerséis con jerséis, calcetines con calcetines..)
  
• material deportivo con material deportivo
  
• maletas / mochilas de excursión / sacos de dormir
  
• bolsos de calle / mochilas de calle
  
• bolsas reutilizables grandes / bolsas de plástico grandes / bolsas tipo IKEA
  
• material de ferretería / de electricidad / bombillas /
  
• productos de limpieza de casa
  
• material de costura / material de plancha
  
• documentos con documentos
• CDs / discos de vinilos / IPods / MP3 / auriculares 

Habrá situaciones en que por falta de espacio este criterio no se pueda seguir estrictamente. Quizá no podrás poner las toallas  en el armario junto a las sábanas y la mantelería. En este caso Intenta seguir el criterio de agrupar los objetos según donde se usan. Podrías guardarlas en el baño. Lo importante es que las tengas todas en el mismo espacio y siempre todos los miembros de la familia sepan cuál es su lugar, tanto para guardarlas como para usarlas.

Crea las zonas lo más cerca posible del lugar donde las utilizas  Si tienes un lugar donde guardas los zapatos, pon el material de limpieza de zapatos junto a él. Primero, te será más fácil y rápido usarlo, y no te olvidarás de devolver el betún a su casa. Si hay problemas de espacio, puedes mantener junto al lugar de  uso un mínimo indispensable, y mantener una reserva en un lugar más apartado que puede ser un armario de "reservas" de diferentes tipos de productos. Pero planifica bien el espacio donde vas a usarlo para que allí siempre tengas lo necesario para el día a día.

Otro ejemplo: ¿Dónde se usan las llaves? En la puerta, ¿verdad? Entonces debes ponerlas siempre siempre en la entrada. Ten una cesta o unos ganchos especiales para las llaves. Sé consistente en los sistemas que dispongas para mantener el orden. La consistencia ayuda a despejar las incógnitas. 

Hay que habituarse a invertir unos segundos en devolver cada objeto que utilicemos a su casa. Todos sabemos que esta actitud es beneficiosa, nos lo han repetido hasta la saciedad desde que éramos pequeños. Pero a algunos nos cuesta más que a otros llevarlo a la práctica. Algunas personas tendemos a pensar en tropecientas cosas a la vez mientras estamos realizando algo, por lo que una vez hemos hecho lo que era nuestro objetivo, ya estamos saltando a la siguiente acción. Dejamos para “después” lo que nos parece superfluo y menos importante o interesante, como es el recoger y devolver lo que hemos utilizado a su lugar. Ese “después” a veces nunca llega, o llega tarde, cuando ya otra persona ha dispuesto del objeto que “juro que había dejado encima de la mesa” y a su vez ha trasladado hasta otro punto y así sucesivamente, hasta que finalmente desaparece del control de todos y ya la hemos liado. Cuando lo volvemos a necesitar, nuestro objeto no está, nadie lo encuentra y nos frustramos, enfadamos,  debemos comprar otro o no podemos hacer lo que queríamos hacer.

El precio que pagamos por “dejar para después” el devolver el objeto a su lugar, al final es demasiado alto. No vale la pena...  Aprendamos a frenar cuando terminemos una tarea, por tonta que nos parezca, devolvamos a su casa lo que ya no necesitamos y pasemos luego a realizar la siguiente.  A mí me costó mucho mentalizarme y realizarlo siempre, pero es un hábito que se puede entrenar tomándolo en serio y llevándolo a la práctica a conciencia. Luego sólo nos traerá beneficios. Pidamos a nuestro entorno que hagan lo mismo. Debe ser un objetivo compartido del que todos saldremos ganando.

En el proceso de convertirnos en personas más organizadas es absolutamente necesario que lo antes posible saquemos de nuestra vida cualquier “cajón de sastre”, “caja/carpeta de varios”, “bote donde van a parar todos los objetos pequeños que aparecen aquí y allá".

Cuando te encuentres una pila, por ejemplo, llévala a su casa. Tiene derecho a vivienda. Crea un rincón para ella dentro de la caja de material eléctrico o dispón de una caja sólo para pilas. De nuevo, los segundos que utilices en llevar la pila a su caja te los ahorrarás y también los intereses, más adelante cuando estés buscando una pila desesperadamente para el mando a distancia en el momento en que vaya a empezar la final de la Champions. Otro ejemplo y real de hace unos días: la póliza de seguro del coche. Una vez firmada y recibida,  no lo dejes en cualquier lugar.  Prepara en tu archivo una carpeta para las pólizas de seguros. Mientras yo preparaba este artículo, he recibido por correo la notificación de la aseguradora de renovación anual de la póliza del coche. He extraído de la carpeta Seguros de mi archivo la póliza de este año anterior para comparar tarifa, y ¡oh sorpresa!, hay una diferencia de casi 60€. Con una llamada y una queja, tarifa rebajada.  Si no hubiera podido comparar rápidamente la tarifa anterior por no tenerla a mano, seguramente se me habría pasado y habría acabado pagando 60€ de más. Una prueba más de que organizarse nos ayuda ahorrar frustraciones, tiempo y dinero.

No nos cansaremos de repetir la importancia de etiquetar. Si además de asignar una casa a cada cosa, esta casa está bien identificada y salta a la vista quién vive en ella, no habrá margen de duda. Para algunas personas puede suponer una freakada, pero a mí me ha ayudado muchísimo habituarme a devolver cada cosa a su sitio cuando salta a mis ojos un cartelito que me indica dónde viven algunos objetos. Ya no pierdo nunca nada. Y me ahorro confusiones.

Esto me pasa con los objetos de escritorio sobretodo. Por ejemplo, tengo rotuladores normales, otros permanentes, y otros borrables para las pizarras tipo Veleda. Antes no utilizaba ni las pizarras, que son básicas hoy en mi casa para poner avisos, por tener los rotuladores mezclados en un solo bote y al ir con prisas siempre me daba apuro “no vaya a utilizar un rotulador permanente en la pizarra que luego no podré borrar lo que escriba”. La solución ha sido tan fácil como etiquetar los botes porta-lápices con el nombre de los tres tipos de rotuladores  y tener la mínima precaución de devolverlos a su lugar después de usarlos. Ahora los tengo a mano en un momento, utilizo más la pizarra, etiqueto las bolsas transparentes con sus contenidos facilitando a la vez que el resto de la casa esté mucho más ordenada.

Además, cuando ves un espacio dispuesto para un objeto con su etiqueta, al que le falta el objeto, las alarmas saltan mucho antes de que llegue el momento de utilizarlo y que quizá sea demasiado tarde y el expediente sea totalmente X.

Evidentemente no hay que etiquetarlo todo. Cada uno ha de ver qué objetos se tienden a perder en casa, y centrarse en etiquetarlos. 

Si los objetos están agrupados en cajas por famíiilas, conviene también etiquetar las cajas, para permitir reconocer lo que buscamos con rápidez.

El cómo guardar las cosas y los productos que vayamos a utilizar para ello depende mucho de los gustos. Hay personas que prefieren no ver nada, en cambio otras necesitamos ver para recordar. Las cajas y bolsas transparentes ayudan a localizar aquello que buscamos sin tener que ir abriendo contenedores.  Si no quieres invertir en cajas para almacenar, puedes utilizar material de embalaje que viene con otros productos. Yo no puedo evitar entusiasmarme cada vez que me cae un recipiente transparente entre manos. Los guardo en una gran caja y cuando debo organizar un grupo de objetos siempre acudo a esa caja antes de salir a comprar. Lo importante es que lo que utilicemos nos deje ver el interior y dentro de lo posible que podamos apilar para aprovechar el espacio en vertical. 

Las bolsas transparentes de zip-log también son muy útiles para agrupar muchos productos pequeños y se pueden recuperar de la compra de alimentos y utilizar las de congelados que se cierran y permiten ver el interior.

En definitiva, dejar de perder el tiempo buscando cosas ¡no es tan difícil! Te aseguramos que si :

• Creas "casas" para todas las cosas.
• Devuelves las cosas inmediatamente después de usarlas, cada una a su "casa".
• Trabajas el hábito de devolverlo todo a su lugar de forma continuada.
• Etiquetas las "casas" de las cosas que más sueles perder o cambiar de lugar.
• Facilitas la localización con  contenedores transparentes (bolsas / cajas / organizadores).

... alcanzarás un nivel de organización con tus objetos que te aportará ventajas infinitas. La sensación de control sobre tu entorno es muy gratificante. El poder atender cualquier necesidad tuya, hacer cualquier gestión, reparar algo, responder con absoluta confianza a una consulta, por que tienes acceso inmediato al objeto o documento que necesitas, ya sea una herramienta o un documento, minimiza el tiempo que dedicas a esas tareas a lo mínimo,  y te deja mucho más espacio mental y físico a lo importante, a lo que tu de verdad deseas.

Vale la pena la inversión inicial de tiempo y esfuerzo. Te animamos totalmente a tomar acción y que dejes de protagonizar para siempre cualquier serie de... Expedientes X.

Y si leéis el Tip del tema, os explicaremos qué hacer en caso de que el Expediente X esté abierto y no haya manera de encontrar lo que buscamos.