LISTA DE TAREAS

Controla todas tus tareas pendientes

tareas pendientes - www.Aorganizarte.com

Cuantas personas están constantemente quejándose de la falta de tiempo. “Tengo tanto que hacer y no tengo tiempo”, o “El día debería tener más horas para hacer todo lo que tengo que hacer”.  A veces parece que las tareas pendientes nos dominen la mente, en lugar de ser nosotros quienes decidimos qué, cómo, y cuándo llevarlas a cabo. Debemos gestionar nuestras tareas correctamente para evitar un estrés que puede acabar con nuestra salud y nuestra felicidad.

 

Sin embargo, con una buena organización es totalmente posible para una persona, tanto en su vida personal como profesional, ser absolutamente productiva sin estrés. Sólo se necesita tener la cabeza despejada y una sensación de control.

Vamos a darte una serie de consejos prácticos para que lo consigas tú también:

Vacía tu cabeza

No intentes mantener en tu memoria todo lo que tienes que hacer y todo lo que te gustaría hacer. Debes vaciar la cabeza de toda esa información, de la siguiente manera:

La Lista Maestra

Recopila y escribe todas las cosas pendientes a las que vas dándole vueltas, todo lo que tienes disperso apuntado en post-its por ahí o en cuadernos varios. TODO.   Sácatelo de tu cabeza y  haz una lista con todo ello. Esta lista la llamaremos la Lista Maestra.

Las diferentes cosas que escribas pueden corresponder a diferentes ámbitos de tu vida. Crea apartados y clasifica estas tareas pendientes en grupos, por ejemplo siguiendo las siguientes categorías:

  •     Trabajo
  •     Desarrollo personal
  •     Colegio de los niños y extraescolares
  •     Compras
  •     Finanzas
  •     Hobbies
  •     Viajes
  •     Ocio
  •     Proyectos, etc., etc.

Alimenta tu Lista Maestra a medida que aparezcan en tu mente nuevas tareas. Sentirás un alivio enorme al estar seguro de que están bien anotadas y que siempre podrás volver a la lista para recordarlas.

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Elige primero las categorías y completa cada lista con lo que tengas pendiente.

La Regla de los 2 Minutos

Si son dos minutos hazlo ya - www.AorganiZarte.com

Si a medida que vayas preparando la Lista Maestra te encuentras con tareas que sabes que tardarás menos de 2 minutos en terminar, hazlas YA. No esperes. Quítatelas de encima, porque son tareas que se quedarán ahí pendientes y que ocuparán espacio en tu mente. Y la mente la queremos tener vacía de tareas pendientes de hacer. Si te han de ocupar más de dos minutos, llévalas a la Lista Maestra. Pero si se trata de hacer una llamada, enviar un correo, u organizar un mini espacio, hazlo en el mismo instante. Te sentirás aliviado al momento.

La Lista de Tareas Diaria

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Ahora que ya tienes en tu Lista Maestra las tareas que tienes pendientes a medio plazo, se trata de establecer prioridades. No sólo lo más urgente, sino lo que para ti es más importante.

 

Prepara una tabla con los días de la semana o utiliza tu agenda semanal. Y todo lo que vayas a hacer mañana apúntalo en el día que corresponde. Lo trasladas de la Lista Maestra a la Lista de Tareas Diaria. Puedes anotar también lo que creas que podrás llevar a cabo en otros días de la semana. Pero ahora la prioridad es lo que puedas terminar mañana. Sé realista. No apuntes tareas que no estés seguro que vayas a poder terminar. En este caso y si es posible, desglosa la tarea, haz una parte mañana y deja la otra para el siguiente día. Mejor pocas pero asegurarte que las llevas a cabo. Es una gran satisfacción tachar cada tarea ya hecha. El mismo acto de tacharlas ya nos motiva a continuar con el sistema, y si somos constantes en el uso de este sistema, nos funcionará seguro.

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¿Qué tipo de lista tener, en papel o digital?

Lista de tareas digital - www.AorganiZarte.com

 

Hay personas que prefieren anotarlo todo en papel. Llevan un cuaderno o agenda y la sensación de escribir les da más seguridad. Otras personas son más digitales y prefieren tenerla en formato electrónico en el ordenador, tableta o Smartphone. Ambas opciones son igual de válidas. Decide cuál es la mejor para tí. Te damos algunas pistas en nuestra sección de Más Trucos Prácticos.

¿Cuántas listas de tareas debo tener?

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Tenemos tareas pendientes en nuestro ámbito personal y tareas pendientes en nuestro ámbito laboral. Puede ser complicado tenerlos todos en una lista, pero esto depende del estilo de vida de cada uno. Por ejemplo, Silvia trabaja fuera de casa. Tiene dos listas de tareas. Una en papel en la oficina, junto a su agenda de notas. No necesita llevarla fuera porque su trabajo lo realiza siempre en la oficina. Pero luego tiene otra para todo lo personal y esa es digital. Va con ella a todas partes en su smartphone y cada vez que le vienen a la mente nuevas tareas, rápidamente lo apunta en su Lista Maestra en el teléfono. Elisabeth tambén prefiere listas separadas, pero siempre en papel. Las tareas le deben saltar a la vista rápidamente para no olvidarse de mirarlas. Tanto en el ámbito personal como profesional escribe todo lo pendiente en dos listas de colores vivos diseñadas por Aorganizarte.

 

Pero esto depende de cada persona. Habrá personas que trabajen desde casa que prefieran tenerlo todo en una misma lista. Otros preferirán tenerlo siempre en papel. Otros todo digital. Cada uno debe decidir lo que le resulta más práctico. Porque al fin y al cabo lo importante es poder ir tachando tareas. Eso significa que las vamos terminando.

Revisión diaria

Revisa tu lista de tareas - www.AorganiZarte.com
Busca cada día un hueco para revisar tu lista del día siguiente.

 

Cada noche dedica 5 minutos a revisar las tareas del día siguiente. En el caso de Silvia , son 5 minutos antes de salir de la oficina para las tareas profesionales y 5 minutos por la noche para las tareas personales. Elisabeth anota las profesionales a medida que van surgiendo durante el día y las personales también al finalizar el día.

 

Combínalo con la revisión de tu calendario pues ambas cosas estarán relacionadas. Citas a las que tienes que acudir, tareas que realizar, etc. De esta manera, verás cómo empiezas el día con mucha más sensación de tenerlo todo bajo control.

La Clave

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Llévala siempre contigo

Llévala siempre contigo. En el formato que elijas, pero siempre contigo. Se recuerdan cosas que hacer en los lugares y momentos más insospechados y quieres estar seguro que lo anotas para sacarlo de tu cabeza.

 

La Lista de Tareas es una herramienta básica para estar organizado. Hay muchas cosas que la gente deja de hacer porque las olvida. Y luego esto es una fuente enorme de frustración. Haz la prueba. Haz de la preparación diaria una rutina, igual que te lavas los dientes cada noche. Verás cómo consigues mantener el control de todas tus tareas y te volverás una persona mucho más productiva.

 

Si quieres conocer algunas de las aplicaciones de listas de tareas te recomendamos algunas e nuestra sección de Más Trucos Prácticos.

 

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Silvia Llorens de AorganiZarte - www.AorganiZarte.com

Escrito por Silvia Llorens

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