CALENDARIO

Indispensable para manejar tu tiempo

Calendario febrero 2014

 

Recaerá sobre él la responsabilidad de tener presente lugares a los que debemos ir o gestiones que debemos hacer en un momento concreto y, mediante un buen uso, nos evitará estar pendientes de esos flashes tipo “ay, que no se me olvide”, que nos aparecen en la mente a intervalos cuando intentamos fiarnos de nuestra memoria. Debe ser nuestro gran aliado y es muy importante decidirnos qué tipo de calendario queremos usar, para asegurarnos de que efectivamente lo utilizaremos.

Tenemos dos opciones:

  • Calendario de papel
  • Calendario digital

Calendario de papel

Calendario de papel - AorganiZarte.com

 Las posibilidades son múltiples. El calendario en el que anotamos nuestras citas, reuniones o compromisos y que vamos a llevar encima puede ser una simple impresión en papel del formato de calendario de nuestro ordenador y que vamos rellenando a mano.

 

Otra opción es el calendario de la agenda tradicional. La agenda es una compañera ideal para quién le guste más la escritura  y no depender de un disposivo electrónico.

Calendario digital

Calendario - AorganiZarte.com

Varios programas informáticos ofrecen calendario y el más común es el de Gmail. Puede ir incorporado y sincronizar los datos de  tu PC, tableta y móvil. Además disponen de servicio de alertas y alarmas con lo que te pueden avisar con la antelación que desees de una cita futura e incluso convocar a tal cita a varias otras personas mediante un e-mail.

Cuando te acostumbras a las agendas y calendarios digitales agradeces el ahorro de peso y el bulto en el bolso que representaba cargar con la agenda tradicional, además de los muchos servicios adicionales que los digitales ofrecen.

¿Qué incluir en tu calendario?

Calendario - AorganiZarte.com

Cada día hacemos multitud de cosas de forma rutinaria, y por tanto no es necesario que las escribas. Si cada semana vas lunes y jueves al gimnasio, o si cada martes asistes a clases de inglés, seguramente no es necesario un recordatorio específico. Ahora, si tus despistes llegan al nivel de confundirte a veces con qué día de la semana estás, entonces sí, incluye esas rutinas también, y te aprovecharás del servicio de Avisos del calendario digital. Depende de cada caso particular.

 

Sin embargo, sí conviene apuntarte aquellas citas, reuniones o actividades que:

  • Tengan lugar ocasionalmente y que requieran que te presentes un día concreto a una hora concreta en un lugar específico.
  • Que puedan comportarte una consecuencia negativa si no te presentas a él.

A título de ejemplo, lo que por norma deberías escribir en tu calendario serían:

 

Entrevistas y reuniones:  de trabajo, con profesores de tus hijos...

 

Citas: con médicos, esteticista, tratamientos varios, profesionales que deban realizar algún trabajo en casa, abogados, gestores, encuentros con amistades…

 

Vacaciones, desplazamientos: detalla fechas de inicio y finalización, destino… Es importante incluir las de todos los miembros de la familia si la ausencia de alguien afecta el día a día de los demás. Si un miembro de la pareja normalmente se ocupa de recoger a los niños del colegio, pero por motivos laborales debe ausentarse unos días, esas fechas deberán constar en tu calendario para poder cubrir esa función.

 

Aniversarios, cumpleaños: no queremos que se nos pasen algunas fechas señaladas, por lo que es conveniente tener constancia de todos ellos.

 

Actividades lúdicas y deportivas:  partidos, competiciones…

Toma nota de inmediato

Calendario de pared - www.AorganiZarte.com

La mejor forma de que no se te pase una cita importante es si tomas nota de ella en el mismo momento en que te comprometes a ella. Si usas calendario de papel lleva siempre contigo un bolígrafo, y el teléfono cargado si es digital. Una vez pactada la fecha, la hora y el lugar, apúntalo. Si no llevaras tu calendario en ése momento, apúntalo en tu libreta de notas (más adelante trataremos esta otra herramienta de organización), o mándate a ti misma un correo. No lo apuntes en un papelito que te quede escondido en el fondo del bolso. Si no hay más remedio, mejor en el monedero, junto al dinero. Seguro que allí antes o después lo encontrarás, pero en ése momento, trasládalo a tu calendario.

Qué información incluir en tu cita

Obviamente el día, la hora, el lugar con la dirección completa, el teléfono por si debes avisar y el nombre de tu contacto. Piensa si hay algún detalle a tener en cuenta con antelación para preparar la cita. ¿Deberás llevar algún documento contigo? Prevee además si esa cita te implica alguna gestión previa, que debas a su vez incluir también en tu calendario. Por ejemplo, debes  solicitar un pasaporte para tu hiijo. Deberás tener en cuenta los documentos necesarios para obtenerlo y con cuánta antelación debes obtener esos documentos previos. 

Recordatorios

Calendario - AorganiZarte.com

Si utilizas calendario en papel es conveniente que los revises con frecuencia y diariamente a primera hora de la mañana para tener presente tus compromisos y su preparación si fuera el caso, incluso el vestuario adecuado según de qué compromiso se trate. Te puede ahorrar viajes a lo largo del día. El calendario digital presenta la ventaja de que permite programar recordatorios electrónicos con la antelación que tú decidas. Por ejemplo, puedes programar que el móvil te advierta de una cita programada o bien mediante una ventana que se abra en pantalla o mediante un sonido concreto, 24 horas antes y también 1 hora antes. Esto te permite ir más “desconectada” pero a la vez prepararte con antelación suficiente. Los avisos son una herramienta muy útil siempre que les prestes atención.

Notificaciones y calendarios compartidos

El Calendario Digital te permite notificar a otras personas que puedan estar afectadas por citas concretas de tu calendario mediante un correo electrónico que se genera desde el mismo calendario. También hay la opción de disponer de un calendario compartido digital. El más conocido es el de Gmail, en el que se pueden incluir citas comunes con tu pareja, compañeros o colegas de trabajo. Puedes crear tantos calendarios como necesites en función del ámbito que escojas. Es necesario que todas las personas que vayan a tener acceso a ése Calendario Compartido tengan una cuenta de correo electrónico de Gmail. Puedes escoger si las otras personas sólo van a tener derecho a consultar el calendario, o si también pueden efectuar modificaciones o añadidos con la función de Editar.

 

Si prefieres compartir y tener a la vista en casa un Calendario con las actividades que atañen a todos los compañeros de piso o a toda la familia, puedes colgar un calendario de tamaño grande en un lugar visible. Los más prácticos son los de visualización de un mes entero, con espacio para incorporar las anotaciones necesarias en los recuadros diarios. Es importante comunicar a todos los que viven en casa la necesidad de anotar en él sus compromisos que puedan afectar a los demás: partidos, excursiones, fiestas, etc... y cada habitante de la casa puede usar un color diferente, para mayor claridad. Al final se convertirá en un hábito para todos y permitirá que las diferentes actividades se coordinen con fluidez.

 

¿Y tú, cuál es tu truco favorito para tener controladas tus citas? Cuéntanoslo o deja tus comentarios aquí abajo. Y si quieres conocer alguno más vas a la sección Más Trucos Prácticos.

Beth Comabella de AorganiZarte - www.AorganiZarte.com

Escrito por Beth Comabella

¡Si tienes sugerencias que compartir envíanoslo! Comparte tus sugerencias o tus dudas.

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Comentarios: 10
  • #1

    Helena (viernes, 24 enero 2014 09:43)

    Genial. A mí lo que más me gusta de usar el digital es poder programar la frecuencia: que me aparezca automaticamente cada año, por ejemplo los cumpleaños; cada mes, por ejemplo las domiciliaciones de gastos, etc .... y así me ahorro mucho tiempo.... y que puedo escribir las citas en distintos colores dependiendo del tipo que sea sin tener que llevar colorines encima ;-)

  • #2

    aorganizarte (viernes, 24 enero 2014 10:12)

    ¡Gracias Helena! Efectivamente, el digital es comodísimo para incluir recordatorios. Y lo llevas encima en tu teléfono con lo que en cualquier momento, cuando surja una cita o te acuerdes de algo, lo escribes en el momento. Y cuando estás en el trabajo lo ves mejor en el ordenador.

    ¡¡¡Sigue mandándonos tus trucos y sugerencias!!!

  • #3

    Eduard Puig (viernes, 24 enero 2014 10:26)

    Lo mejor del calendario digital sin duda es la sinconización en la nube, así no dependes de un dispositivo en concreto ni del hecho de que se pueda perder/romper y así perder todas tus tareas. Actualizas desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, ídem para la agenda de contactos.

  • #4

    Carolina (viernes, 24 enero 2014 10:53)

    Esto es lo más fácil para mi, el calendario en mi móvil lo llevo siempre al día, y la verdad es que es imprescindible para mi.
    Gracias.

  • #5

    aorganizarte (viernes, 24 enero 2014 13:21)

    ¡Gracias Eduardo! Efectivamente para muchos de nosotros esta es la mejor manera. Aunque hay mucha gente que le pgusta el papel y se sienten más cómodos con su agenda y calendario de toda la vida. ¡¡¡Sigue aportando tus sugerencias!!!

  • #6

    aorganizarte (viernes, 24 enero 2014 13:23)

    ¡Gracias Carolina! Sabemos que eres una forofa de tu teléfono y que lo llevas super al día. ¡No se te escapa ninguna cita! ¡¡Sigue así..!!!

  • #7

    Beatriz (domingo, 26 enero 2014 20:35)

    Muy útil. Lo único del calendario de Google es que exige cuenta gmail a todos los usuarios y eso limita pero lo pondré en practica. Gracias!

  • #8

    aorganizarte (lunes, 27 enero 2014 09:07)

    Efectivamente, Beatriz, te exige cuenta en Gmail. Pero no tiene porque ser el calendario de Google. Esto es solo un ejemplo. Hay muchas aplicaciones que incluyen calendario. Yo la cuenta de Google solo la uso para el calendario y los contactos. Esto me es muy útil. Pero sigo utilizando como cuenta personal de email la de toda la vida de Yahoo. Cada uno tendrá sus preferencias.

    ¡Muchas gracias a ti!

  • #9

    Núria (viernes, 31 enero 2014 16:23)

    Jo complemento el calendari del mòbil amb el de la cuina per mesos, doncs el veu tothom, però a més afegim a la paret de pissarra de la cuina cada setmana, dividit per persona, amb els examens de cada nen o treballs, els partits, metges, reunions, aniversaris, recordatoris. Es pot fer diumenge al vespre tranquil.lament!

  • #10

    aorganizarte (viernes, 31 enero 2014 18:08)

    ¡Gran idea Núria! Tener una pared de pizarra en la cocina y que en la sección dedicada a cada miembro de la familia puedan constar tanto los exámenes de los chicos, como los partidos y recordatorios de todo tipo seguro que aporta mucha claridad a todos. Coincidimos en que el domingo por la tarde es un buen momento para trasladar toda esta información. Es una manera de empezar la semana sintiendo que la tienes bajo control. Mil gracias y nos encantará seguir leyendo los trucos que te funcionan.