CONTACTOS

Organiza tu agenda de Contactos

Nos relacionamos con todo tipo de personas y hoy más que nunca gracias a la tecnología. Familiares, amigos, conocidos, clientes, proveedores, profesionales de todo tipo, con quienes debemos comunicarnos con más o menos frecuencia. Una parte importante de estar organizados es no tener que andar buscando la misma información cada vez que la necesites.

 

Tener todos los contactos bien organizados ayuda a que esta comunicación sea mucho más rápida o eficaz. ¿Cuántas veces has dejado de hacer algo por no tener el número de teléfono que necesitabas? Luego has pensado "se lo pediré a fulanito" y lo olvidas porque surge otra prioridad. Consecuencia: has perdido alguna oportunidad, ocurren malos entendidos o simplemente has perdido tiempo.

Incluye la Tarea en tu lista de Rutinas Diarias

Organizar los contactos es una de aquellas cosas que siempre dejamos para "cuando tenga tiempo", o "me rompa una pierna" y no pueda hacer otra cosa y en nuestro fuero interno deseamos que se puedan organizar solos. Pero no. Eso no pasa. Y mejor, no es agradable rompernos algo para buscar ese rato y hacerlo. 

 

Yo me he propuesto hacerlo durante este mes de Julio. Así cada día del mes lo dedico a revisar,  eliminar o completar la información de los contactos cuyos apellidos corresponden a una letra del alfabeto y como hay letras que tienes menos contactos como la Ñ, por ejemplo,  pues algunos días alargo y organizo hasta dos o tres letras. Yo los organizo por apellidos, pues la mayoría de mis contactos son del trabajo. Estamos a día 21 y ya voy por O, por lo que voy muy avanzada. Me produce una gran satisfacción porque es una de aquellas tareas que tenía pendiente... ¡desde hace años!

 

¿Cómo lo he hecho? Como todas aquellas tareas que me cuesta un poco más hacer o de las que suelo olvidarme, lo he escrito en mi lista de Rutinas Diarias. Cada semana durante este mes he añadido "Limpiar Letras de Contactos" y ¡lo sigo a rajatabla!

incluye la tarea de organizar tus contactos en tu lista de Rutinas diarias

Utiliza un solo sistema

El primer paso es decidir qué sistema de los existentes vas a utilizar.  Lo ideal hoy día es tener tus contactos guardados de forma electrónica con un buen sistema de back up para no perderlos. De esta manera, como es habitual cambiar de móvil o de ordenador, puedes sincronizar de nuevo todos los contactos y no perder ninguno. ¡Mejor que hacerlo a mano! 

 

Es fundamental que tengas un solo archivo "matriz" de alguno de los servicios existentes.

Los más habituales son:

  • De Apple: Apple Mail en los Macs, Calendar y iCloud para almacenarlos en la nube.
  • De Google: Contactos de Gmail, Google Calendar y en móviles Android.

Tanto Apple como Google  disponen ahora de muchos campos para completar. Algunos vienen configurados por defecto pero te dan la opción de crear campos nuevos (por ejemplo cumpleaños, puesto laboral etc..)

 

Si tus contactos los tienes distribuidos en diferentes sistemas será imposible organizarte.

Exporta todos los Contactos al nuevo sistema

Seguramente tienes contactos repartidos entre varios servicios y en diferentes aparatos. ¡Incluso algunos en post its o cuadernos por ahí perdidos o en la clásica agenda de papel! 

El objetivo es agruparlos todos de forma que sean fáciles de encontrar, de leer y de utilizar.

 

También puedes importar, si quieres, tus contactos de tus redes sociales y que queden combinados con los que ya tienes.

 

Revisa el manual paso a paso para conocer todas las opciones de como hacerlo tanto en Apple como Google.

como organizar tus contactos con Mail para Mac - AorganiZarte.com
Contactos con el programa Mail para Mac, de Apple.
organiza tus contactos con Gmail - AorganiZarte.com
Contactos con el programa de Gmail, de Google.

Contactos Favoritos

En todos los sistemas tienes la opción de agrupar algunos de ellos como favoritos. Pero tenemos un truco para los 5 números a los que llamamos más habitualmente (pareja, padres, hijos, etc.) Escribe un antes del Nombre y en tu Listado de Contactos, aparecerán al principio del todo. Así nada más abrirse la lista estarán siempre a la vista. Aunque también los tengas en Favoritos y en el Escritorio de tu móvil es bueno que añadas esta opción.

Contactos que siempre debes tener

¿Alguna vez has querido llamar al Dentista para cambiar una cita y has tenido que buscar su "tarjeta de Visita" en tu cartera para llamar? ¿O mirar en Google el nº del taller del coche? Hay muchos servicios que se usan de vez en cuando, no a diario, que es muy bueno tener entre tus Contactos, precisamente para olvidarte de la tradicionales tarjetas de visita. ¡Cuanto menos guardemos en la cartera mejor!

 

Aquí te pasamos un listado de los Contactos que suele ser útil tener en tu agenda aunque cada uno tendréis los vuestros. Esto es una ayuda para inspiraros:

  • Médicos (Dentista, Ginecólogo, Pediatra, etc.)
  • Centro de Salud
  • Taller
  • Colegio
  • Actividades Extraescolares
  • Organizador Profesional :-)
  • Electricista
  • Fontanero
  • Carpintero 
  • Colegio
  • Actividades extraescolares
  • Restaurantes habituales
  • Peluquería
  • Gimnasio
  • Aseguradoras
  • Banco
  • Portería
  • Administradores de tu Comunidad

Cómo nombrarlos

Generalmente es más sencillo registrar los nombres de familiares y conocidos por el nombre y luego por apellidos. En contactos profesionales quizá es más fácil organizar por apellidos. El criterio debería ser aquél según qué tipo de contactos tienes más numeroso. La forma de clasificarlo lo puedes modificar en la confirmación del sistema que utilizas para que aparezca  tal como te sea más práctico.

 

Sin embargo, hay veces que guardas un contacto con el nombre y apellidos, por ejemplo un carpintero que utilizas una vez puntualmente. Dos años después quieres volver a contactarle. Te garantizo que no recordarás su nombre, pero sí recordarás que era "Carpintero". Empezarás a mirar la lista de principio a fin con la esperanza de que te suene... Lo ideal a la hora de registrar los datos es que antes del nombre pongas la profesión o servicio que presta, por ejemplo: Carpintero Alberto Rodríguez.  Así  cuando le llames recordarás el nombre y será mucho más fácil de localizar.I ncluye todos los datos que te sea posible para ayudarte a recordarlo.  Hazlo así con todos los contactos de profesionales que no usas habitualmente.

 

Además, cuando necesites enviar ese contacto a un amigo, le será muy útil para registrarlo a su vez.

Nombra correctamente tus contactos para encontrarlos rápidamente - AorganiZarte

Registra el número completo

Si no viajas mucho fuera seguro que no te has dado cuenta de la importancia de esta recomendación. Pero si lo haces habitualmente y has querido llamar a alguien y ... no está el código del país tienes que editar el número dentro del contacto, guardarlo de nuevo y luego llamar. ¡Una pérdida de tiempo! Cuando grabes un nº de teléfono recuerda siempre incluir el símbolo + (ó el  00), que te permite realizar una llamada internacional,  y a continuación el código completo de país.

como llamar al extranjero - AorganiZarte.com

Deshazte de los duplicados

Cuando descargas una aplicación en tu móvil como Facebook, que utiliza tus contactos para sincronizarse, la menor diferencia en un nombre o apellido hará que se dupliquen,  De pronto verás que la mayoría de tus contactos ¡Están dos veces o incluso más! y habrás ido uno a uno borrando el que no vale ... Existen formas de deshacerte de los duplicados cuando son muchos dependiendo del sistema que utilices. Si ves que te vuelves loco busca la opción en tu  sistema. 

 

  • Si usas sistemas de Apple (Mac/Iphone y utilizas iCloud para sincronizarlos. 
  • Si usas sistema de Google como (Gmail/Google Contacts): en el gestor de Contactos de Gmail, tines la opción directamente de "Encuentra Duplicados", y automáticamente los fusiona.

Mantén tus contactos al día

Independientemente del sistema que elijas, una vez que tengas todos tus contactos al día, la clave es mantenerlo. Borra y cambia los datos en el momento en que conozcas que hay cambios de información. Introduce los datos nuevos de las personas de las que consigas información nueva en el momento en que recibas esa notificación. No lo dejes para luego pues lo olvidarás. ¡Te llevará menos de un minuto!

 

Beth Comabella - AorganiZarte

Escrito por Beth Comabella

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