ARCHIVO

Control de tus papeles: Crea tu Archivo

Archivo clasificado por colores - www.AorganiZarte.com

Es la hora de llevar a los niños al colegio y después tienes hora en el médico antes de ir al trabajo. Tienes la cita anotada en el calendario del teléfono, en un buen intento de estar organizada. Pero ahora ves también que anotaste que te pidió que en la siguiente visita le llevaras los últimos análisis de sangre. Esto te hace pensar que además, hoy sin falta, necesitas comprar en la farmacia un nuevo Ventolín para tu hijo, y debes buscar la última receta que te dio el pediatra. Buscas en el bolso y no lo encuentras. Miras en el cajón de tu dormitorio donde sueles guardar papeles. ¡Nada! Vas al salón, deben estar allí junto a los otros papeles que hace días dejaste en el revistero. ¡No están! Los minutos están pasando y ya vais justos para llegar a la escuela con puntualidad.

 

Te pones nerviosa y acabas gritando a los niños porque se están entreteniendo mientras te esperan, en lugar de ponerse las chaquetas y recoger sus mochilas. Finalmente se te ocurre que los documentos que buscas deben estar en una carpeta en el coche, ya que pensaste que allí seguro que no los ibas a perder. Salís corriendo de casa, nerviosos y de malhumor, y los niños entran cuando todos están ya en clase.

Los papeles de todo tipo nos invaden en casa. Muchas veces salimos con poco margen de tiempo para hacer alguna gestión y perdemos los minutos que no tenemos en encontrar aquél papel tan necesario para entregar en el banco, al médico o para hacer una devolución. Son situaciones realmente muy frustrantes cuando no  encontramos justo lo que necesitamos en el momento en que lo necesitamos.

Tener un control preciso de nuestros documentos nos facilitará el día a día. Ahorraremos un tiempo precioso, enfados y nervios, e incluso dinero, que podremos dedicar a actividades mucho más gratificantes.

 

Sigue estos simples pasos para crear tu Archivo y sobretodo, sé constante en su uso y manejo.

  • Asigna unos minutos al día para confeccionar tu Archivo durante un período concreto. Tendrás más o menos papeles a organizar dependiendo del número de personas que vivan en cada hogar y su estilo de vida, pero como media calculamos que con 15 minutos al día durante dos semanas puede ser suficiente. Si no sabes de donde sacar ese tiempo, haz el esfuerzo de levantarte esos minutos antes cada mañana. A esa hora, sin interrupciones, serás más productiva. Y cuando veas tus avances seguramente te sentirás con energía para continuar un ratito más. 
  • Despeja una superficie de la casa de la que puedas disponer durante esos días o asigna una simple caja de cartón. Empieza por recopilar todos los documentos que tienes dispersos por la casa: vete habitación por habitación abriendo los cajones, revisando estantes, buscando entre los libros, las viejas carpetas y recoge los sobres sin abrir. Céntrate sólo en la habitación en la que estés y revísala a fondo. Después pasa a la siguiente. Inspecciona también tu coche, tu lugar de trabajo y tu bolso en busca de todo tipo de documentos.
  • Dedica unos días a ir revisando uno a uno cada documento y descarta todos aquellos que no es necesario guardar. Tira directamente los que puedas obtener on-line (facturas, extractos bancarios, etc…). Habrá documentos que te recordarán que debes realizar alguna gestión: alguna llamada a hacer, una póliza que quieres anular o una cita que debes reservar. Toma nota de todas esas gestiones para hacerlas en otro momento en una libreta y tira los papeles si en sí, no son necesarios. Debes archivar sólo lo esencial. Descarta con rapidez y decisión.
  • Es el momento de agruparlos por categorías. Encima de cada pila pon un Post-It con el nombre del grupo correspondiente. Es común la división Vivienda - 2ª residencia – Vehículo – Bancos – Trabajo – Salud – Escuela – Seguros - Teléfonos.... Asegúrate que incluyes en cada categoría los papeles más importantes. Por ejemplo,  en la categoría Vivienda deberás incluir una copia de la escritura de propiedad o el contrato de alquiler, facturas de reformas realizadas etc... Hay que tener en cuenta que hay quien prefiere incluir dentro de una categoría determinados documentos y otras personas prefieren tener como categoría aparte. Decide cómo es más intuitivo para ti. Sería el típico caso de los seguros. Por ejemplo, en nuestro caso, Elisabeth incluye el seguro del hogar dentro de la Categoría “Casa”, el seguro del coche dentro de la Categoría “Coche” (junto con el permiso de circulación, la ficha técnica, etc.). En cambio Silvia prefiere destinar una categoría completa a “Seguros” en la que incluye el seguro del hogar, el seguro médico, el seguro del coche, etc... 
  • Dentro de cada categoría crea sub-categorías según tu caso: Dentro de “Vehículos” quizá quieras crear uno para Coche y otro para Moto. Si tienes varios hijos, dentro de la categoría “Escuela” deberás tener una sub-categoría con el nombre de cada uno de ellos. Lo mismo para “Salud”: cada miembro de la familia puede tener su apartado que incluirá sus historiales médicos, libros de vacunas. Las sub-categorías a su vez se pueden dividir en más sub-categorías. No tengas problemas en crear tantas sub-categorías como consideres necesarias.
  • Una vez todos los documentos estén clasificados en sus Categorías y sub-categorías, debes decidir qué sistema prefieres para guardarlos. Usarás de forma efectiva tu archivo si el sistema es de fácil acceso, si no, tu archivo no tendrá ninguna utilidad. Nosotras usamos formatos diferentes: una dispone de carpetas colgantes en un sencillo bastidor con etiquetas adhesivas para cada categoría y fundas plásticas transparentes etiquetadas en el interior de las carpetas colgantes para las Sub-categorías. La otra destina un estante donde dispone en vertical de carpetas individuales tradicionales de las  que se cierran con gomas para cada categoría, etiquetadas en su lomo para que el contenido de cada una sea visible,  Sea cual sea el sistema que elijas, debes tenerlo muy a mano de de tu escritorio o del lugar donde gestiones habitualmente tus papeles.
archivar con carpetas colgantes - www.AorganiZarte.com

 

Es muy importante que seas capaz de mantenerlo al día para no volver a caer en la acumulación de papeles en desorden. Su mantenimiento dependerá del tiempo de que dispongas pero debes archivar con regularidad. Lo ideal sería que cada vez que caiga en tus manos un documento importante, lo archives al momento. Si realmente no puede ser así, dispón de una bandeja de entrada donde los puedas ir depositando y márcate en tu calendario un tiempo a la semana para dedicarlo a archivo.

 

Verás que bien te sientes cuando los rincones de casa estén libres de papeles, cuando sepas exactamente dónde guardas todo los documentos importantes y cuando encuentres en segundos aquello que buscas. Te sentirás más en control de la situación y de tu tiempo y seguro que mucho más serena, lo que te permitirá ser mucho más productiva en tu día a día.

 

¿Y tú, cuál es tu truco favorito para organizar tus archivos? Cuéntanoslo o deja tus comentarios. Y si quieres alguna ayudita de más pincha aquí.

Beth Comabella de AorganiZarte - www.AorganiZarte.com

Escrito por Beth Comabella

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Comentarios: 12
  • #1

    Nana (viernes, 10 enero 2014 10:57)

    Muy bien explicado todo, ahora queda lo más entretenido, ¡ponerlo en práctica!!

  • #2

    Carolina (viernes, 10 enero 2014 11:45)

    El lunes empiezo.
    Mi vida cambia, soy un desastre..
    Pero lo voy a conseguir ...
    Lo se.
    Muackkk
    Gracias

  • #3

    Helena (viernes, 10 enero 2014 13:11)

    Me siento bien porque tengo mis carpetas hechas, (soy de las de carpetas verticales tradicionales en la estantería) pero veo que 1.- tengo que tirar cosas que hay en ellas, 2.- tengo que incluir otros papeles que no estan, y 3.- clasificar según entra. Me ha encantado ¡¡gracias!!

  • #4

    Inma (viernes, 10 enero 2014 14:03)

    Genial chicas!!! El lunes empiezo, que falta me hace...

  • #5

    Mireia (viernes, 10 enero 2014 17:43)

    Me encantan vuestras explicaciones, voy a ponerlo en práctica, tengo tantos papeles por todos sitios!!!!!

  • #6

    Silvia Llorens (viernes, 10 enero 2014 17:50)

    Gracias por vuestros comentarios, Chicas! Vereis como cuando empecéis es entretenido, especialmente, ver salir un montón de papeles y que no vuelven!!!

  • #7

    Paloma (miércoles, 15 enero 2014 22:28)

    Voy a intentar ponerlo en práctica.

  • #8

    Silvia Llorens (jueves, 16 enero 2014 10:13)

    ¡Eso Paloma! Anímate y cuéntanos como te fue, tus dificultades y tus mejores trucos. ¡¡¡Para que todos puedan seguir tu ejemplo!!!! Suerte ...!!!

  • #9

    Mer (sábado, 18 enero 2014 21:17)

    Sí, yo con esto me tengo que poner... ¡y sobre todo tirar!, eso es lo más difícil :P, porque lo de la carpeta de varios no vale seguro, ¿no?

    ¿Alguna idea para guardar los trabajos del cole de los niños?, hay cosas que me gustaría tener, al menos por un tiempo... (¡En casa de mis padres no hace mucho que tiramos nuestros trabajos de la E.G.B.!)

    ¡Gracias por los consejos!

  • #10

    Silvia Llorens (martes, 21 enero 2014 09:59)

    Hola Mer,

    ¡Disculpa el retraso! Lo principal para organizar los trabajos de los niños es filtrar y filtrar. No tenemos sitio para guardar todo lo que hacen. Si hay algo que te gusta mucho pero que ocupa demasiado espacio (o es en 3D y no hay manera de guardarlo) hazle una foto e imprímela. No es exactamente lo mismo pero seguirás viendo como era. Clasíficalos por cursos escolares. Yo, por ejemplo, tengo una carpeta para cada curso y pego en la portada la foto del cole de ese año. Así además veo como eran en ese año. pero si tienes varios hijos esto a la larga no es muy práctico y seguirás filtrando en el futuro para guardar al final sólo lo que más gracia o ternura te produzca. No merece la pena guardar todo. Cuéntanos, cuando te pongas a ello, si tienes algún truco!!!

  • #11

    Núria (viernes, 31 enero 2014 16:31)

    Molt be això de fer la foto del treball manual, que al final ens faran fora de casa tantes coses....
    A mi el que també em va molt bé és tindre a la mateixa carpeta on hi ha els documents familiars: llibre de família, passaports,... Un parell de fotocòpies color dels mateixos i a més del DNI, tarja sanitària, mèdica,...de tots els membres. Així quan t'ho demanen ja ho tens fet i només havies perdut un moment fent-les totes un dia...

  • #12

    aorganizarte (lunes, 03 febrero 2014 12:45)

    Muy práctica tu sugerencia Núria: cuando archivemos los "documentos permanentes" (libros de família, pasaportes, tarjetas sanitarias etc.. incluir en el archivo también un par de fotocopias de cada uno de ellos. De esta manera cuando las necesitemos para alguna gestión, ya los tendremos hechos. Invirtamos un ratito sólo un día en fotocopiar, y ahorraremos a la larga muchos viajes. ¡Apuntado!