VIAJES

Cómo organizarte al viajar por trabajo y ocio

¿Quién no ha llegado alguna vez a un hotel y resulta que su reserva no estaba confirmada? ¿O ha llegado antes de la hora indicada, cansado y con ganas de una ducha y ha tenido que esperar una hora para entrar? Y seguro que conocéis a alguien que antes de irse de Viaje se da cuenta que el pasaporte está caducado... O como me sucedió a mí que salimos de viaje hacia Santander y a los 100 km. darnos cuenta que nos habíamos dejado una documentación importantísima. Tuvimos que volver a casa, tardar dos horas más en llegar y ¡pagar el peaje dos veces! 

 

Si hay momentos en los que de verdad es necesario estar organizado es en los Viajes.

Ya sean vacaciones, trabajo o por la razón que sea, en avión o por carretera, en invierno o en verano,  los Viajes provocan en la gente momentos de estrés que se pueden solucionar con un poco de organización antes de la salida. Sigue estas pautas en tu próximo viaje y verás cómo irá todo sobre ruedas sin ningún sobresalto de los que se puedan evitar.

Planifica con tiempo

  • Define las fechas del viaje y el lugar al que irás, que no coincidan con operación salida.
  • Prepara un presupuesto para saber de cuánto dinero dispones para el viaje.
  • Elige el medio de transporte y si necesitas alquilar coche al llegar.
  • Asegúrate que la documentación básica  está en regla: pasaportes, documento de identidad y visados.
  • Elige un buen seguro de viaje y revisa las condiciones. Que te cubra todo tipo de imprevistos. Y no dudes en utilizarlo a la menor cosa que surja. Somos muy dados a olvidarnos de los seguros. ¡Una vez, por un retraso de una maleta, nos fuimos de compras para reponer lo más necesario!  Y luego las maletas llegaron.
  • Comprueba avisos del lugar de destino sobre salud y vacunas. En muchos lugares, especialmente en África, se requieren numerosas vacunas. Infórmate.
  • Organiza el cuidado de niños o de mascotas para esas fechas si no viajan contigo.
Asegúrate que tu documentación de viaje está en orden - www.AorganiZarte.com

Investiga

  • Busca billetes con tiempo para conseguir mejores precios. Reserva e imprime toda la documentación.
  • Busca alojamiento, compara ofertas y pide consejo a personas locales. En Tripadvisor verás opiniones de otros viajeros sobre dicho alojamiento. Realiza la reserva, confírmala e imprime la documentación. Comprueba bien la hora en que te permiten entrar a la habitación y si vas a llegar antes de la hora avisa al hotel. Muchas veces te permitirán entrar antes si avisas con antelación.
  • Organiza la llegada y recogida al aeropuerto para evitar coger un taxi.
  • Consigue mapas y guías de todas las zonas que vayas a visitar o imprímelo de internet.
  • Busca actividades que te gustaría realizar durante el viaje, sitios que visitar, restaurantes donde comer, eventos a los que asistir, etc.
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Itinerario

Prepara un itinerario que incluya:

  • Calendario del viaje
  • Vuelos y horarios
  • Hoteles con fechas de las reservas, horas de llegada, teléfonos y direcciones
  • Actividades que hayas decidido hacer. Busca toda la información necesaria de cada lugar, horarios de apertura, eventos, precios, teléfonos y direcciones, accesibilidad sobre todo si vas con personas con escasa movilidad o cómo llegar. Si viajas con niños averigua si hay actividades especiales para ellos. Evitarás ir a lugares que puedan estar cerrados o en obras, que no admitan niños o que no estén por la zona en donde tú te encuentras ese día y que te puedan fastidiar el día. Incluso que cuesten más de lo que te esperabas.

Nosotros, por ejemplo, en nuestro viaje a Grecia buscamos toda la información necesaria para saber lo que podíamos visitar y hacer en cada lugar que visitamos. Las direcciones, horarios, precios (¡sobretodo si había días en que era gratis!). Queríamos hacer visitas culturales y también tener tiempo para descansar. De esta forma aprovechábamos mucho más el día con lo que nos quedaba más tiempo ... ¡para la playa!

Prepara tu itinerario de viaje y llévalo contigo durante el viaje - www.AorganiZarte.com
Prepara un resumen conl as actividades que puedes realizar en el viaje - www.AorganiZarte.com

Carpeta de viaje

Crea una carpeta para el viaje en el momento en que empiezas a planificarlo donde incluyas toda la documentación que vas a ir obteniendo. Que pueda ir contigo durante el viaje y protege la documentación más importante en fundas transparentes. Los documentos más pequeños que se pueden extraviar mételos en sobres pequeños de plástico cerrados. Los pasaportes, Visados y tarjetas puedes ponerlos en un porta documentos como el que te mostramos en nuestra sección de Nuestros Productos Favoritos. 

  • Pasaportes
  • Visados
  • Cartilla de vacunación
  • Reservas de vuelos
  • Tarjetas de embarque que imprimas en casa
  • Reservas de hotel
  • Reservas de coche de alquiler
  • Itinerario y calendario
  • Mapas y rutas
  • Restaurantes
  • Lugares de interés a visitar
  • Folletos y recortes de lugares que no te quieres perder
  • Teléfonos y direcciones para emergencias (hospitales y médicos cercanos, embajada o consulado de tu país)
  • Teléfonos de contactos del viaje
  • Teléfonos de interés
  • Recibos de compras
  • Recetas médicas

¿Por qué es bueno llevar un itinerario y una carpeta para el viaje? Elisabeth viajaba de vuelta de vacaciones en el Ferry desde Inglaterra. Llegaron a Francia y a varios kilómetros ya de viaje en el coche hacia España se dio cuenta de que se había olvidado en el ferry una mochila con toda la documentación, reserva de hoteles de dos noches en Francia, pasaportes,  dinero, cámara... ¡TODO! Gracias a que llevaba su carpeta con todo el itinerario, con las reservas de hoteles impresas, con las fechas y su nombre, el personal del ferry dio aviso al hotel donde vieron que se iban a alojar ese día, el hotel se lo comunicó cuando llegaron, y gracias a eso (y la honestidad de esas personas), pudieron recuperar absolutamente todo. 

Prepara una carpeta con la documentación para tu viaje - www.AorganiZarte.com

Maletas

Prepara las maletas con antelación para tu viaje - www.AorganiZarte.com

Prepáralas con anticipación y método para no olvidarte nada:

  • Prepara una lista de lo que necesitarás meter en la maleta.
  • Anota también las cosas que necesites comprar en tu lista de la compra y tenlo a la vista. Evitarás olvidarte de cosas que puedas necesitar y que se te pueden ir ocurriendo mientras tanto.
  • Unos días antes saca las maletas y la lista y ve metiendo lo que te quieras llevar y que no vayas a utilizar justo antes del viaje.
  • Con tiempo pon las lavadoras necesarias para que toda la ropa que te quieras llevar esté lista.
  • Pon tu nombre, dirección y teléfono en las maletas. En caso de pérdida será mucho más fácil localizarte.
  • Comprueba con la compañía con la que contratas el seguro las compensaciones por retrasos o pérdida de equipaje. Y no olvides que si el viaje lo pagas con tarjeta de crédito, tienes incluido un seguro de equipaje. ¡Utilízalo si es necesario incluso por retrasos!

Como no eres Angelina Jolie, olvídate del “Por si acaso”. La mitad de lo que metemos habitualmente en la maleta no lo utilizamos nunca durante el viaje. Asegúrate que metes sólo lo que de verdad necesitas. Viajarás mucho más ligero, evitarás exceso de equipaje, pago por maletas extras o espacio en el maletero.

Listas para preparar las maletas - www.AorganiZarte.com

Dinero

No llegaremos muy lejos sin él. Después de haber decidido un presupuesto tendrás que decidir cuánto dinero en efectivo quieres llevar. Recuerda llevar contigo tu tarjeta de crédito pues la necesitarás para cualquier reserva de hotel o de coche. No hace falta que lleves mucho dinero si vas a una zona de uso habitual de tarjeta de crédito. Asegúrate de qué límite de crédito dispones en la tarjeta y antes del viaje puedes ampliarlo por si hubiera algún percance y debieras comprar un nuevo billete de avión, por ejemplo.

 

El cambio que hacen las compañías de las tarjetas suele ser mejor que las casas de cambio. Y en ocasiones sacar dinero del cajero al llegar es también mejor que cambiarlo en el aeropuerto. Para los viajes en la zona Euro no tenemos problema con el cambio pero si hay que cambiar de moneda es importante tenerlo en cuenta para no perder dinero y no quedarnos sin él en ningún momento del viaje.


Guárdalo bien, en un lugar seguro, contigo siempre o en la caja fuerte del hotel si la tienen.

Tecnología

Organiza la tecnología para los viajes - www.AorganiZarte.com

Hoy día solemos salir de viaje con un montón de tecnología que si no organizamos puede ser un caos. Recuerda llevarte los siguientes aparatos si los vas a necesitar, pensando, además, en que la conexión en el lugar donde estés sea compatible:

 

  • Móvil y cargador. Recuerda dar de alta el servicio de roaming con tu operador si no lo tienes ya. Puedes llevar también un cargador solar para móvil que te sirve para cargar el móvil en cualquier lado cuando no tengas un enchufe a mano.
  • Adaptadores para enchufes. Asegúrate antes de viajar de qué sistema de enchufe hay en tu destino.
  • Cámara de fotos con batería, cargador y tarjeta de memoria amplia.
  • Tableta en lugar de ordenador, si tienes, ya que ocupa mucho menos y cargador.
  • E-book con su cargador. Ocupa poco espacio y siempre  tendrás un libro a mano.
  • Secador de pelo.
  • GPS si vas a conducir allí y cargador.
  • Linterna con pilas de recambio.
  • Antimosquitos eléctrico. Muy útil en verano en zonas de muchos mosquitos.
  • Pilas recargables y cargador.
  • Sistema de DVD para el coche si viajas con niños. Puede ser la salvación en muchas ocasiones aunque también sirve la tableta.

Incluye todo en la Lista de Viaje para que no te olvides nada, sobre todo a la vuelta.

Recuerda que muchos de estos aparatos son susceptibles de perderse. Pon en ellos una etiqueta con tu nombre y teléfono porque si se te pierden y un alma buena lo encuentra (que suele ser lo habitual) te pueden localizar y devolvértelo. 

Pon tu nombre y teléfono en tus aparatos por si se pierden - www.AorganiZarte.com

Gastos en viajes de trabajo

Durante los viajes de trabajo es muy importante llevar un control de los gastos en los que incurres ya que luego debes solicitar el reembolso. Para ello lo ideal es seguir estos pasos:

  • Crea una carpeta de emails para cada viaje. Allí podrás guardar las confirmaciones de todas tus reservas.
  • Crea una carpeta física para el viaje e indica lugar, objetivo y fechas en la portada.
  • Guarda esa carpeta en tu cartera, bolsa de ordenador o bolsa de viaje, siempre en el mismo lugar para no despistarte.
  • Al final de cada día acumula todos los recibos. Escribe en cada recibo el concepto de ese gasto. A veces son un poco escasos de información así que pon el máximo de detalle posible. Te llevará un par de minutos pero será muy útil cuando en unas semanas necesites recordar de qué era ese recibo.
  • Apunta todo. Hay algunos gastos en los que incurrimos y muchas veces olvidamos solicitar su reembolso. Puede ser el kilometraje del coche, parkings, cafés, taxis, metro, autobuses, y propinas. Yo siempre acababa gastando de mi dinero por olvidar quedarme con todos los tickets.  Apunta también siempre lo que no tenga un recibo.
Cgiarda todos los recibos de los viajes en una carpeta - www.AorganiZarte.com

Organízate tú y tu casa antes de marcharte

  • Antes de marcharte intenta dejar algo de comida preparada en el congelador. Al llegar te vendrá bien sacarlo y tener algo listo para no tener que preocuparte por eso.
  • Recuerda recoger la ropa que hayas llevado al tinte. Después del viaje seguro que no lo recuerdas y pueden pasar meses allí las prendas que dejaste.
  • Baja la calefacción en casa al salir si cuando viajas es invierno o apaga el aire acondicionado si es verano.
  • Deja las llaves de tu casa a algún vecino de confianza por si es necesario que entren mientras no estés.
  • Date un repaso a ti mismo. Vete a la peluquería, hazte una manicura o pedicura, date un masaje para relajarte del stress de los preparativos o haz lo que más te apetezca, pero ocúpate de ti. Y ya estarás listo para salir de viaje completamente relajado y perfectamente organizado.

¡Ahora sólo tienes que disfrutar del viaje y guardar el mejor de los recuerdos!

Organiza tus viajes para disfrutar de tus vacaciones - www.AorganiZarte.com
Silvia Llorens de AorganiZarte - www.AorganiZarte.com

Escrito por Silvia Llorens

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Comentarios: 5
  • #1

    Lucreca (lunes, 03 noviembre 2014 09:58)

    El mejor post hastae momento! Parami desde lueo más útil! Me ha parecido super práctico.

  • #2

    Paloma Atienza (miércoles, 18 marzo 2015 16:48)

    Madre mia!!, lo que acabo de descubrir. Mira que soy super previsora, pero nunca dejais de sorprenderme. Me lo voy a imprimir enterito y a tomar nota de muchas ideas.
    Graciasssss!!!!!

  • #3

    aorganizarte (miércoles, 18 marzo 2015 16:56)

    ¡¡¡Gracias Paloma!!! Seguro que también a ti se te ocurren otras con las que ayudar al resto. Cuéntanos si tienes tus propios tips!

  • #4

    Eva Leiva (sábado, 16 enero 2016 17:07)

    Esta genial Silvia! Enhorabuena

  • #5

    AorganiZarte (domingo, 17 enero 2016 11:18)

    ¡Gracias a ti, Eva! ¡¡¡Y Buen viaje a Amsterdam!!!