Organiza tu ordenador

El Ordenador … la misma palabra lo dice … ¡Sirve para ordenar! Y sin embargo no he visto lugares más desordenados que los ordenadores. Como lo que se guarda “parece” que no ocupa espacio, pues como que no importa. Vamos metiendo ahí archivos, abriendo carpetas, sin ninguna consistencia y al final ¿Qué pasa? Lo de siempre. Que buscas un archivo y no lo encuentras. En realidad si todo los que guardas en el ordenador lo esparcieras por tu  casa ¡llegarían los papeles hasta el techo en todas las habitaciones! Ya sé que se pueden utilizar los buscadores, que hay maravillas de la tecnología que ayudan a encontrarlo. Hay verdaderos gurús de las búsquedas que jamás archivan nada y sólo se manejan con los buscadores. Pero la mayoría de las veces es mucho más rápido ir a la carpeta o sub-carpeta en la que sabes dónde está lo que buscas.

Por eso nos hemos propuesto esta semana ¡Ordenar el Ordenador! Con unas sencillas sugerencias, un ratito cada día y un poco de decisión conseguiremos tener toda la información del ordenador organizada y lista para localizar cualquier documento que busquemos. 

Es la regla número uno de todo lo que necesita organizarse pero en este caso aún más. Nos las arreglamos siempre para dejarlo para luego pensando que no sabemos hacerlo cuando en realidad no necesitas ninguna formación técnica. Se trata de empezar el proceso y te darás cuenta de lo sencillo que es. Es sólo cuestión de decir “Venga, me pongo a ello” y ponerse. Un ratito ...

Igual que hacíamos con nuestro Archivo físico aquí también es fundamental crear carpetas. Todas las que sean necesarias y que sigan un sistema que tenga sentido para ti.  Empieza por crear carpetas.

Una de las mejores formas de empezar a crear carpetas es creando categorías generales y luego subcategorías cada vez más específicas. Por ejemplo, si tu ordenador lo usas en casa y en la oficina puedes empezar por crear categorías tipo: Profesional, Personal, Finanzas, Colegio, Fotos, Música, Vídeos, Archivo. Las sub-carpetas en cada categoría irán descendiendo a cosas más específicas. Por ejemplo la carpeta de COLEGIO puedes dividirla en otras tantas: una para cada uno de tus hijos y tras esto por curso escolar. Guardarías, entonces, allí la documentación importante de cada curso que como padre o madre debas mantener. Y así sucesivamente. Pero recuerda, no te pases creando infinidad de sub-categorías. Te resultará luego muy difícil de gestionar si tienes que abrir un montón de sub-carpetas para llegar a un documento. Procura utilizar la lógica. En ocasiones será importante guardar por fechas o por otros sistemas según sean tus necesidades. 

• En el caso de Windows ya te vienen algunas carpetas creadas por defecto como Mis Imágenes, Mis Videos o Mi Música. Simplemente llévatelas a tu archivo. Así, automáticamente Windows abrirá esa carpeta cuando vayas a guardar un archivo de ese tipo. Si te creas una nueva, cada vez que vayas a guardar Windows te abre la suya y tienes que irte a buscar la tuya propia. ¡Un rollazo! 
• Olvida la carpeta “Otros” o “Varios”. Esto es sólo un cajón de sastre que hará que no localices esos archivos con facilidad. Cada archivo debe tener su carpeta claramente identificada.

Es fundamental dar a las carpetas nombres cortos pero que luego te ayuden a localizarlo y si hay más personas que vayan a buscar esos documentos hay que ser específicos y detallados. Por ejemplo, si es una carpeta con documentos del colegio no lo llames COSAS DEL COLEGIO, simplemente COLEGIO, pero es lo suficientemente específico como para que se encuentre.

Si nombras un archivo NOTAS_2015_ALVARO no estás consiguiendo archivar correctamente. Crea, por ejemplo, la sub-carpeta 2015,  dentro de ella la de ALVARO, y dentro la sub-carpeta NOTAS. Te quedará algo así: 2015/ALVARO/NOTAS. Fíjate que hemos puesto primero el año. De esta manera cuando lo quieras archivar para guardarlo podrás llevarte toda la sub-carpeta de ese año con todo lo que contiene ¡Un archivo organizado requiere sólo de un nombre corto y conciso! Esto es un ejemplo. Es la parte más personal y depende de cada persona. Igual prefieres hacerlo primero por otra categoría.

Ya tengas un Mac o un PC es importante cómo tengas configurada la VISTA, es decir, que en la pantalla te aparezcan las carpetas y sub-carpetas en la forma que te sea más fácil de  localizar lo que buscas. Por ejemplo por fecha, por orden alfabético o por lo que tu creas que será más rápido.

Además, utiliza los ACCESOS DIRECTOS. Esta herramienta es de las más útiles en la organización de tus archivos. Que tus archivos estén bien organizados no quiere decir que sean fáciles o rápidos de acceder. Es así como está estructurada la organización en los ordenadores, de manera jerárquica. Como un árbol. Un archivo puede estar bien organizado y en su sitio pero en el nivel sexto de subcarpetas y a veces es más fácil acceder a esos archivos más consultados a través de los ACCESOS DIRECTOS. No te lo lleves a otro sitio, no lo copies (ocupa espacio). Déjalo correctamente archivado pero créate el ACCESO DIRECTO en otro lugar si lo necesitas frecuentemente o si debería estar archivado en varias carpetas distintas. Si utilizas un Mac, estos son los “Alias”. 

Para crearlos simplemente haz:

• COPIAR en el archivo que elijas
  
• PEGAR ACCESO RÁPIDO en el lugar donde quieras tenerlo
  

Verás que el nuevo archivo será igual pero con una flechita en la parte inferior izquierda.

Regla de oro: Ten SÓLO una copia de cada documento. Nunca tengas más de una. Utiliza los ACCESOS DIRECTOS

Esto, por supuesto, no aplica a los back-ups ☺. 

Muchas veces vamos con prisa o trabajamos sobre documentos que aún no tenemos claro cómo archivar. Guárdalo en una especie de Carpeta de ENTRADA. Una carpeta temporal donde se mantengan estos documentos durante un periodo de tiempo corto y más adelante archives correctamente. Te puede servir también como Lista de Tareas o cosas que debes recordar que tienes pendiente. Mantenla sólo con documentos temporales. ¡Que no comience a convertirse de nuevo en la carpeta que todo lo guarda! Colócala aparte de todos tus archivos y en un lugar súper accesible. Puede ser en el ESCRITORIO, por ejemplo, o en cualquier lugar al que accedas rápidamente. 

Recomendamos:

• Ten SÓLO una carpeta de ENTRADA. Mantén cómo máximo unos 20 documentos. Si no es que no estás al día con tus tareas pendientes o que tienes que enviar varios a sus carpetas correspondientes. Empezarás a agobiarte, a ver el caos y a no querer ni ponerte a organizarlo de nuevo y será como volver a empezar.
  
• Revisa varias veces al día por si ya hay archivos que se puedan archivar y hazlo al momento.
  
• Siéntete orgulloso cada vez que veas esta carpeta con pocos archivos.
  
• Si  un archivo lleva allí, por ejemplo, más de 6 semanas, se realista y guárdalo en su carpeta pues ya no lo vas a tocar.
• Puedes guardar los documentos pendientes en su correspondiente carpeta de forma inmediata y crear un ACCESO DIRECTO en la carpeta de ENTRADA así estará siempre bien archivado pero podrás acceder a él con rapidez para terminar lo que tengas pendiente. En realidad, idealmente tu carpeta de ENTRADA debería contener sólo Accesos Directos.

Una vez que tengas tu estructura y sistema creado es momento de crear en FAVORITOS acceso directo a  las carpetas que accedes más frecuentemente Tu estructura tendrá una carpeta que sea FAVORITOS. He dicho ACCESOS DIRECTOS y no las carpetas en sí que deben estar archivadas en su categoría.

En FAVORITOS puedes guardar:

• una carpeta de PROYECTOS EN CURSO,
  
• la carpeta de ENTRADA
  
• cualquier carpeta o archivo que abras a diario o de forma periódica.

Nunca nos cansaremos de deciros que eliminéis todo lo que no sea necesario guardar, pero en el caso de los ordenadores es básico. Elimina todos los archivos que no uses y no vayas a necesitar en la vida, versiones varias de un mismo documento (guarda sólo la versión final), fotos duplicadas, todo lo que veas que no es necesario. ¡A la Papelera de Reciclaje!

¡Recuerda vaciarla habitualmente!