NEGOCIO 2ª Parte

Organiza radicalmente tu Negocio

Organiza tu Negocio -AorganiZarte

Estar organizado en tu Negocio o puesto de trabajo es clave para aumentar tu productividad. Te permitirá dedicarte a pensar en las cosas correctas en el momento correcto y harás progresos reales que te acercarán a  tus objetivos. 

 

Hoy día hay numerosas aplicaciones digitales para organizar proyectos y tareas, pero si tu mundo físico no está en orden, el estrés lo tienes por las nubes y no gestionas eficazmente tu tiempo, una aplicación más no te solucionará nada.

Invierte el tiempo que recuperarás más adelante

Organiza tu mesa para trabajar y ser más productivo - AorganiZarte

Organizar tu entorno  supondrá un cambio muy significativo en  el día a día de tu negocio. En un mundo cambiante como el de hoy, a veces nos sentimos abrumados ya que constantemente se nos demanda conocer cosas nuevas,  tenemos muchas distracciones, recursos y tiempos limitados.   No nos damos cuenta y vamos acumulando y postergando poner orden en lo más básico. Igual que el espacio físico, para que nuestra mente funcione correctamente, tiene que estar vacía de contenidos no relevantes. Te recomendamos que dediques un bloque de tiempo importante para llevar a cabo una organización a fondo de todo lo relacionado con tu negocio, ya sea tu mesa o espacio donde desarrollas tu actividad así como una organización a fondo también de tu espacio mental. ¿Durante el día estás demasiado ocupado para hacerlo? Pues deberás dedicarle unas horas el fin de semana. Haz un compromiso contigo mismo y bloquea ese tiempo de otras obligaciones. El tiempo que dediques ahora a organizarte, lo recuperarás más adelante ya que aumentará tu productividad y mejorará tu salud mental. Seguro.

  • Debes crear un espacio que sea cómodo para trabajar con agilidad
  • Los muebles, accesorios y herramientas  que utilizas deben ser funcionales,  adecuados para tus necesidades y en una ubicación específica y permanente para cada uno de ellos.
  • Deberás eliminar cualquier asunto "incompleto" de tu cabeza y establecer los pasos a hacer para su finalización. Deben dejar de dar vueltas por tu mente o de andar anotados por ahí.

Prepara el espacio y las herramientas

En nuestro articulo de Escritorio  vimos como prepararlo. Básicamente necesitas:

  • Una superfície para escribir, un espacio que idealmente no compartas con nadie,  que será el lugar donde te sientes para centrarte en tu negocio, con buena luz y una silla cómoda. Debes sentirte a gusto.
superficie de trabajo - AorganiZarte.com
  • Artículos de papelería necesarios. Un truco que funciona a la mayoría: compra productos atractivos que te guste utilizar. ¿Recordáis de pequeños cuando teníamos material nuevo en la escuela? Nos hacía más ilusión ponernos a escribir. Pues es lo mismo. Cuida tu material.
Organiza el material de escritorio . Aorganizarte
Organiza to en tu escritorio - AorganiZarte

  • Equipamiento informático: ordenador, impresora, escaner.. 
  • Calendario: depende del tipo de persona que seas te puede ser suficiente el calendario incorporado en tu programa informático (Microsoft Outlook, Lotus etc...). Si eres una persona visual como yo, también es conveniente tener  uno de sobremesa o de pared, que de un vistazo puedas consultar una fecha.
  • Listas de tareas a realizar: de la misma manera, todos los programas informáticos disponen de aplicaciones tipo Tasks para anotarte y recordarte tareas a realizar. Yo necesito un sistema visual y en papel, que pueda llevar conmigo y no depender de ningún ordenador o teléfono. 
  • Archivador de documentos indexado para documentación que debemos mantener pero no que utilizamos a diario. Hemos hablado varias veces de su  importancia  tanto en la vida personal como en la profesional. 
  • Etiquetadora: fundamental. Etiquetar tus carpetas y sub carpetas con etiquetadora aporta claridad a tu vista y a tu mente. La mejor inversión. No es lo mismo identificar una sub-carpeta escrita a mano que con la claridad de tu Dymo.  ¡Y es que si la Dymo crea adicción será por algo!
etiquetadora - dymo - AorganiZarte.com

¡Agrupa  todas  aquellas cosas que tienes dispersas!

Para estar centrados debemos tener control de  todo nuestro entorno físico y de nuestras ideas. Ahora se trata de capturar y agrupar todo aquello que no esté en su lugar, que no tiene lugar, absolutamente todo: notas de asuntos pendientes,  asuntos pendientes que rondan por tu mente, materiales para mirar "cuando tenga tiempo" etc.. 


De momento necesitarás dos contenedores:

Caja para meter todo lo que tienes pendiente - AorganiZarte


CAJA DE ENTRADA: Una caja, una bandeja grande o una superficie de la que puedas disponer libremente durante tantas horas como vayas a dedicarle y que pueden ser unas cuantas,  para depositar encima todo el material que vas a recolectar.


Caja para tirar todo lo que no vale - AorganiZarte

CAJA DE RETIRADA: En otra caja o contenedor cualquiera irás poniendo lo que ya de un vistazo ves que esté roto, inservible, caducado o que ya no necesitarás y no se puede reutilizar.

De tu mundo físico: Recoge de todas partes, de tu superficie  de trabajo,  de tus cajones, de tu coche, de tu bolso, de tu casa y de donde sea,  todo este tipo de cosas:

  • Suministros:  material de papelería, tarjetas de visita, post its, libretas, gomas elásticas, pilas, bolígrafos, capuchones sueltos, clips..  Todo aquello que se dispersa en cajones, en los botes de los bolígrafos. También los de tipo personal como cepillo de dientes, paquetes de kleenex...
  • Material de Referencia: manuales de tu software, horarios del gimnasio, notas con direcciones, folletos publicitarios,  información de cursos,  diccionarios.. Todo aquellas notas que tengas colgadas en la pared o en post-its junto a la pantalla del ordenador.
  • Decoración: fotos de familiares, objetos decorativos sobre escritorio, recuerdos que te mandaron ...

Mientras lo haces, descarta ya lo inservible, lo caducado, lo que no funciona, lo innecesario y lo tiras rápidamente a la CAJA DE RETIRADA. Decide rápido. El resto, incluso si tienes dudas, ponlo en la CAJA DE ENTRADA. Mientras haces este proceso seguro que vienen a tu mente acciones que deberías realizar asociadas a los materiales que estás recolectando. Por ejemplo, tienes un catálogo que te mandaron y no lo quieres pero nunca respondiste, pero te interesa quedar bien con esa empresa y te ronda por la cabeza que deberías escribirles. O tienes una duda sobre algún artículo. Escribe una nota rápida sobre esa acción que quieres realizar y ponla en la CAJA DE ENTRADA.  Lo harás más tarde.

Escribe todas las ideas que te rondan por la cabeza - AorganiZarte.com

De tu mundo mental: Escribe cada pensamiento, cada idea, cada proyecto pendiente o cualquier cosa que debes o quieres hacer que te dé vueltas en la cabeza. No te cortes por la cantidad. Se trata de liberar la mente de pequeños y grandes asuntos que nos ocupan memoria RAM,  para dedicarlo a cuestiones importantes para nuestro negocio y a nuestra vida. Anota desde "hay que comprar papel de WC" , a "debo hacer el informe de ventas de Marzo" hasta "antes de fin de año debo reunirme con Bill Gates :-) ".  Incluye también asuntos personales y familiares (debo pedir reunión con el tutor, comprar pastel de cumpleaños para Pepe, gotea el grifo...). ¡Escribimos nota y a la bandeja!

Qué hacer con lo recogido en la CAJA DE ENTRADA

Ahora deberás crear la lista de Acciones a realizar. Pueden ser en un simple papel o en formato digital, según te sea más práctico. En función de lo que esté en tu Caja de Entrada tus listas tendrán seguramente estas categorías:


Llamadas

Recados

Agenda

En el ordenador

....

Empieza a procesar todos los elementos de la Caja de Entrada. Procesar no es perder tiempo, es decidir la siguiente acción y anotar en la categoría correspondiente  las acciones a realizar y que harás más adelante. 

haz de inmediato las tareas de menos de dos minutos - organizarte.com


NORMA DE ORO: Si lo que se debe hacer te va a ocupar menos de 2 minutos, hazlo ahora. Ya. No lo anotes en ninguna categoría. Realiza la acción y sigue con el siguiente elemento que saques de la Caja de Entrada. Los efectos de esta norma son como MAGIA. Te liberarás enseguida de un montón de cosas a hacer. 


SEGUNDA NORMA DE ORO: no vuelvas a poner nada en la Caja de Entrada. Si no sabes qué hacer con ello es que no lo necesitas. Tíralo.

Qué hacer cuándo no debo hacer ninguna acción 

Habrá cosas en tu Caja de Entrada que no requieren que hagas ninguna acción. Habrá tres tipos de cosas en esta categoría:

  • Para tirar: aquello que no has usado en mucho tiempo. Sé realista y piensa si te vale la pena conservarlo  y con qué finalidad. Cual sería el peor escenario si lo perdieras. Piensa si puedes consultarlo on-line. Si es así, fuera.
  • Cosas para incubar: Son aquellas cosas que no necesitas ahora, pero que seguramente necesitarás más adelante. Ejemplos: una invitación a una presentación de producto al que aún no sabes si podrás asistir, una idea que anotaste sobre algo que podrías añadir al informe de final de año. Con las Cosas para incubar puedes: crear una Lista de "Algún día" o bien añadirlas a tu calendario con su correspondiente recordatorio.
  • Material de referencia: son todos aquellos documentos o muestras que necesitas conservar para consulta: catálogos, tarifas de precios, informes... Archívalo. Ponlos en tu Archivador en su categoría correspondiente. Si no la tienes, créala. Según de que se trate puede ir también a la Libreta de Referencias.
Organiza tu lista de tareas y tenla siempre a mano - AorganiZarte

¡Acción!

De todo lo pendiente que has escrito en la lista de Acciones a realizar que has creado mientras procesabas la Caja de Entrada:

  • Delega todas las que puedas delegar.
  • Anota en el Calendario las que tienen fecha concreta de realización
  • Identifica el resto con Proyectos y trasládalos a una  Lista Maestra, tal como te explicábamos en nuestro artículo de Listas de Tareas y Listas Maestras. En la Lista Maestra crea cada uno de los Proyectos y  debajo de cada uno anota todas las acciones a realizar.  Recuerda, Proyectos pueden ser desde: captar cinco clientes nuevos este mes hasta hacer el escaparate de otoño o comparar, asesorarme y comprar nueva impresora. Son proyectos porque cada uno implica realizar diversas tareas. 
  • Cada día al terminar la jornada,  lista todas las acciones que prevés hacer al día siguiente y adelanta algo con lo pendiente. Tacha de tu lista todo aquello que finalices.
Tu puedes conseguir un espacio ordenado y organizado - AorganiZarte

 

 

Ahora ya tendrás tu espacio limpio, organizado y todas las cosas en su sitio. Tu mente estará clara, las cosas pendientes visualmente controladas.  Ahora podrás dedicarte a pensar de forma productiva, a fijar objetivos claros, tomar decisiones y a ejecutar tus proyectos con eficiencia y eficacia.


Y si quieres conocer más sugerencias sobre cómo organizarte para crear tu propio negocio léelo aquí.

Escrito por Beth Comabella

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